Offerteproces automatiseren: hoe u tien uur per week terugverdient

Vraag in een willekeurig MKB-bedrijf wat de meeste tijd kost en u krijgt vrijwel altijd hetzelfde antwoord: offertes maken. Niet omdat het ingewikkeld is, maar omdat elke offerte handwerk is. Word openen, vorige offerte als sjabloon pakken, prijzen opzoeken, BTW handmatig narekenen, kortingsregels onthouden, mailen.

Vier tot acht uur per offerte is gangbaar. Tien tot twintig offertes per week per verkoper. U rekent zelf uit waar dat optelt.

Waar zit de tijd echt?

Wij hebben in tientallen MKB-bedrijven het offerteproces gemeten. De tijd zit niet in 'de offerte schrijven'. Die zit in dingen die niemand benoemt: het zoeken naar de juiste prijs, het twijfelen of een korting wel of niet kan, het overschrijven van klantgegevens uit Outlook, het narekenen van de BTW. En dan een week later: het natellen of de klant heeft gereageerd.

Wat een geautomatiseerd offerteproces doet

1. Klantgegevens automatisch invullen

U start een offerte vanuit het CRM, niet vanuit Word. Naam, adres, BTW-nummer, contactpersoon: ingevuld. Tijdsbesparing per offerte: vijf à tien minuten.

2. Prijslogica vastgelegd in regels

Uw prijslijst, uw kortingsregels, uw marges per productlijn. Allemaal als regels in het systeem. De verkoper kiest een product, de prijs en korting vullen automatisch in volgens uw regels. Geen prijs-fouten meer.

3. PDF in uw huisstijl in twee klikken

Eén knop. PDF in uw huisstijl, met kop, voet, betalingscondities, garantievoorwaarden. Klaar om te mailen. Tijdsbesparing per offerte: tien à vijftien minuten.

4. Automatische follow-up

Na zeven dagen geen reactie? Het systeem stuurt een herinneringsmailtje. Na veertien dagen? Een tweede. Na eenentwintig? Een notificatie naar de verkoper om even te bellen. Conversie omhoog, follow-up niet meer afhankelijk van wie eraan denkt.

5. Gewonnen, verloren of pending

Status van elke offerte in één overzicht. Hoeveel offertes uitstaan, totale waarde, gemiddelde gunningspercentage. Cijfers waar u op kunt sturen.

Wat het kost en oplevert

Een offerteproces-automatisering voor een MKB-bedrijf met drie tot acht verkopers kost twintig tot dertigduizend euro vaste prijs. Bouwtijd: zes tot acht weken.

Rekenvoorbeeld: drie verkopers, gemiddeld vijftien offertes per week per verkoper, drie uur tijdsbesparing per offerte. Dat is honderdvijfendertig uur per week minder handwerk. Per jaar: zevenduizend uur. Bij een verkoperskostprijs van zestig euro per uur: vierhonderdtwintigduizend euro besparing per jaar. Op een investering van dertigduizend euro.

De drie valkuilen

1. 1De prijslogica te simpel maken. Een goed offertesysteem moet uw échte regels begrijpen, inclusief de uitzonderingen die uw senior-verkoper kent. Anders verzint hij workarounds en zit u over een jaar weer met Word-offertes.
2. 2Geen integratie met de boekhouding. Een gewonnen offerte moet automatisch een verkooporder en factuur kunnen worden. Anders houdt u het overschrijven gewoon achter de schermen.
3. 3Geen training. Verkopers zijn van nature wantrouwig tegen nieuwe systemen. Twee uur training, een week meekijken, en duidelijk maken dat het systeem hen helpt, niet controleert.