CRM op maat of Salesforce nemen? De eerlijke afweging voor het MKB
Salesforce, HubSpot of een eigen CRM laten bouwen? De drie criteria die de keuze maken, met een rekenvoorbeeld voor een MKB van vijftien man.
Een veelvoorkomende vraag bij elk eerste gesprek: 'Moeten wij niet gewoon Salesforce of HubSpot nemen?' Het antwoord is: misschien wel. En misschien niet. Het hangt af van drie dingen.
Criterium 1: hoe standaard is uw verkoopproces?
Standaard pakketten zoals Salesforce en HubSpot zijn gebouwd voor een gemiddeld B2B-verkoopproces: lead binnen, qualifying call, demo, offerte, contract. Past dat? Pak een standaard pakket.
Heeft u zeven productlijnen met elk eigen marges, drie verkoopkanalen, partner-deals met andere prijslogica én een terugkerend onderhoudsabonnement dat aan een installatieplanning hangt? Dan duwt u dat in Salesforce met flink wat custom-objects, configuratiekosten van vijftien tot dertigduizend euro, en een systeem dat altijd traag blijft aanvoelen voor uw verkopers.
Criterium 2: hoeveel gebruikers en hoe lang?
Hier zit de echte rekensom. Salesforce Sales Cloud Professional kost in 2026 ongeveer honderd euro per gebruiker per maand. HubSpot Sales Hub Professional zit rond de honderdvijftig.
Voor vijftien gebruikers, vijf jaar gerekend: vijftien maal honderd maal zestig is negentigduizend euro alleen aan licenties. Plus implementatie. Plus jaarlijkse prijsverhogingen. Een maatwerk-CRM voor diezelfde vijftien man kost eenmalig vijfendertig tot vijftigduizend euro plus tien procent onderhoud per jaar. Over vijf jaar: zestig tot tachtig duizend euro. Goedkoper dus, en u bezit de software.
Criterium 3: wie beheert het over twee jaar?
Een Salesforce-installatie heeft een Salesforce-administrator nodig. Bij vijftien man is dat vaak een externe consultant op uurbasis. Bij maatwerk heeft u één leverancier die het systeem onderhoudt. Of, en dat is het beste scenario, u krijgt de source code en kan op elk moment van leverancier wisselen.
Vraag dit altijd vooraf, ook bij maatwerk: wie is eigenaar van de code? Welke afkoopregeling geldt als wij stoppen? Bij ons is het antwoord: u bezit alles, vanaf dag één.
Wanneer kiest u welke?
Kies een standaard pakket als...
- U onder de zeven verkopers heeft.
- Uw verkoopproces past bij een gemiddeld B2B-traject.
- U snel wilt starten (binnen twee weken).
- U geen specifieke koppelingen nodig heeft met productiesystemen of bouwsystemen.
Kies maatwerk als...
- U meer dan tien gebruikers heeft, drie of meer jaar vooruit kijkt.
- Uw verkoopproces specifiek is (meerdere productlijnen, partner-pricing, complexe offertelogica).
- U eigenaar wilt zijn van uw data en uw software.
- U wilt koppelen aan systemen waar uw concurrenten geen toegang toe hebben (eigen productieplanning, eigen voorraadlogica).
Een derde optie: hybride
Soms is de eerlijke conclusie: pak HubSpot voor het basis-CRM en bouw daarbovenop een maatwerk-laag voor uw offertelogica. Het beste van twee werelden: standaard waar het kan, maatwerk waar het moet.
Welke past bij uw bedrijf?
Tijdens de Deep Scan rekenen wij voor u uit wat het verschil is over vijf jaar, voor uw aantal gebruikers en uw verkoopproces. Eerlijk, zonder verkooppraatje.
Bekijk onze aanpakVeelgestelde vragen
Is HubSpot of Salesforce ooit goedkoper dan maatwerk?
Ja, vrijwel altijd onder de zeven gebruikers en bij standaard verkoopprocessen. Boven de tien gebruikers en met specifieke processen wordt maatwerk over drie tot vijf jaar voordeliger.
Hoe lang duurt het bouwen van een eigen CRM?
Voor een MKB-CRM met vijftien tot dertig gebruikers reken op zes tot tien weken vanaf tekenen tot livegang. Korter als wij bestaande modules kunnen hergebruiken.
Wat als wij over een jaar willen overstappen?
Bij ons exporteren wij uw volledige data in standaard formaten. Bij Salesforce ook, maar de export-tools zijn complexer. Maak van data-eigenaarschap nooit een afterthought.
Wat kost een maatwerk-CRM?
Voor MKB-bedrijven met tien tot dertig gebruikers ligt de bandbreedte tussen vijfendertig en zeventigduizend euro vaste prijs, afhankelijk van complexiteit en koppelingen.