API-koppelingen tussen software: wat het is en waarom u ze nodig heeft

API. Drie letters die elke softwareleverancier gebruikt en die voor MKB-eigenaren vaak onduidelijk blijven. In dit artikel: wat een API doet in normaal Nederlands, waarom uw bedrijf ze nodig heeft, en drie voorbeelden uit het MKB.

Wat is een API?

API staat voor Application Programming Interface. Versimpeld: een API is een afspraak tussen twee software-systemen over hoe ze met elkaar praten. Net zoals een ober de afspraak is tussen klant en keuken: u zegt wat u wilt, de ober brengt het door, de keuken levert.

Zonder API moet iemand handmatig data van het ene systeem in het andere overzetten. Met API gebeurt dat automatisch.

Waarom u ze nodig heeft

Vrijwel elk MKB-bedrijf heeft minimaal vijf systemen draaien: e-mail, boekhouding, CRM of klantenlijst, agendaplanning en mogelijk een webshop of klantportaal. Zonder API's draaien die als eilandjes. Iemand kopieert klantgegevens van Outlook naar boekhouding. Iemand zet handmatig facturen over uit het verkoopsysteem.

Met API's praten ze met elkaar. Een nieuwe klant in het CRM staat morgenochtend ook in de boekhouding. Een gewonnen offerte triggert automatisch een verkooporder. Een betaling in de bank wordt automatisch gekoppeld aan de juiste factuur.

Drie praktijkvoorbeelden

1. Webshop naar boekhouding

Uw webshop draait op WooCommerce of Shopify. Uw boekhouding op Exact. Zonder koppeling: iemand zet elke order over. Met koppeling: order in webshop verschijnt automatisch als verkoop in Exact, met de juiste BTW en grootboeken. Tijdsbesparing: vijf tot vijftien uur per week voor een gemiddelde MKB-webshop.

2. CRM naar agenda

Uw CRM houdt klantafspraken bij. Uw verkopers kijken in Outlook of Google Calendar. Zonder koppeling: dubbele invoer, gemiste afspraken. Met koppeling: een afspraak in het CRM verschijnt direct in de agenda van de juiste verkoper, met klantgegevens en route.

3. Bank naar boekhouding

Uw bank (ING, Rabobank, ABN, Bunq) heeft een API. Uw boekhouding ook. Zonder koppeling: uw boekhouder downloadt elk maand de bankafschriften en voert ze in. Met koppeling: dagelijks automatisch ingelezen, gekoppeld aan facturen. Uren werk per maand bespaard.

Wat het kost

Een eenvoudige API-koppeling tussen twee bestaande systemen kost vijftienhonderd tot vijfduizend euro vaste prijs. Voor complexere koppelingen (met data-transformatie, error-handling, terugkoppeling) tussen vijf en vijftienduizend euro.

Onderhoud per jaar: tien tot vijftien procent van de bouwprijs. Reden: API's veranderen. Aanbieders updaten hun interfaces. Goede koppelingen blijven draaien zolang u onderhoud heeft.