Excel als bedrijfssysteem: vijf risico's en wanneer u écht moet overstappen

Excel is briljant. Voor één persoon, voor één doel, voor één moment in de tijd. De problemen beginnen zodra u Excel gaat gebruiken als bedrijfssysteem: meerdere mensen, meerdere doelen, langer dan een paar maanden.

Hieronder vijf risico's die wij in MKB-bedrijven telkens weer terugzien. En het kantelpunt waarop overstappen onvermijdelijk is.

Risico 1: dataverlies

Iemand sluit zonder opslaan. Iemand overschrijft het origineel. Iemand kopieert per ongeluk een hele kolom over een andere kolom. Excel heeft geen audit-log. Wat weg is, is weg.

Wij hebben MKB-bedrijven gezien die maandenlange klantdata kwijt waren door één mismaaike op een vrijdagmiddag.

Risico 2: meerdere waarheden

Klantenlijst.xlsx op de server. Klantenlijst-bijgewerkt.xlsx op de Mac van uw verkoper. Klantenlijst-2024.xlsx in de mailbox van uw boekhouder. Welke is de juiste? Niemand weet het.

Drie waarheden zijn nul waarheden. Een goed systeem heeft altijd één bron.

Risico 3: formule-fouten die u niet ziet

Onderzoek toont aan dat circa negentig procent van Excel-bestanden boven de honderd regels fouten bevat in formules. Vaak afwijkingen die over jaren tot duizenden euro's kunnen oplopen aan verkeerde marge-berekeningen of BTW-fouten.

Een MKB-bedrijf waarmee wij werkten ontdekte dat hun offertegenerator-Excel jarenlang een verkeerde BTW had gerekend op één productlijn. Nageheven door de Belastingdienst: tweeëntwintigduizend euro.

Risico 4: geen rolverdeling of audit-trail

Iedereen die het bestand opent kan alles aanpassen. U weet niet wie wat veranderd heeft. Een prijs is plotseling lager? Een klant is verdwenen? Veel succes met onderzoek.

Voor de AVG (privacywetgeving) is dit een risico. U kunt niet bewijzen wie waar bij kan en niet aantoonbaar voldoen aan vereisten rond toegangscontrole.

Risico 5: het schaalt niet

Excel kan veel, maar niet vijftigduizend regels met formules op elke rij. Niet meerdere mensen tegelijk werken in hetzelfde bestand. Niet automatisch koppelen aan uw boekhouding of klantportaal.

Op een gegeven moment vindt u uzelf het systeem aan het draaien houden in plaats van uw bedrijf.

Het kantelpunt

Vraag uzelf de volgende drie dingen.

1. 1Werken er twee of meer mensen tegelijkertijd in hetzelfde bestand?
2. 2Bevat het bestand klantgegevens, financiën of operationele data die fout mag gaan?
3. 3Heb ik er meer dan tien handelingen per week aan?

Drie keer ja: het kantelpunt is bereikt. Twee keer ja: bedenk uw vervangingsroute. Eén keer ja: voorlopig nog acceptabel, maar zet het op uw radar.